Bilgi yönetimi bir sonuç değil, bir sürecin başlangıcıdır. Bu süreçte bilgiyi toplama, derleme, düzenleme, seçme, koruma, doğru kullanma, müşterilere ulaştırma ve bilgiyi paylaşma gibi basamaklar vardır. Bunların içerisinde en önemli olan hususlardan birisi de bilgi paylaşımını özendirici bir şeklide yapmaktır.
Sanayi devrimi ile “Teknoloji Yönetimi” deyimi içimize girmişti. Bilgi çağında yaşadığımız için hayatımıza giren en önemli deyimlerden birisi “Bilgi Yönetimi” ifadesidir.
Dünyamız elektronik sanayinde ve bilgisayar teknolojisinde hızlı bir ilerleme kaydetmektedir. Bu da haberleşme, iletişim, basın, medya (sesli ve görsel yayın) ve Internet bilgi ulaşımını çok süratlendirmiştir. Artık bilgiye her yerde ulaşma imkânı vardır. Bilgiye nasıl ulaşacağımız değil; elimizdeki bilgiyi nasıl kullanılacağımız önem kazanmıştır. Kazandığımız bilgilerin neye yarayacağı, bu bilgilerden nasıl faydalanabileceğimiz konularında kafa yormamız gerekmektedir.
Bilginin zayi olmaması ve verimli bir şekilde insanın hizmetine geri dönmesi ve doğru şekilde yönlendirilmesi büyük önem arz etmektedir. İşte buna “Bilgi Yönetimi” denmektedir.
Bilginin yönetilmesi, yeni bilgilerin süratle takibi, toplanan bilgilerin analiz ve sentezinin yapılması ve sindirilmesi, iç ve dış müşteriler/paydaşlar dediğimiz bilgiye ulaşmak isteyenler ile bilginin paylaşılması bilgi yönetiminin basamaklarını teşkil etmektedir.
Kendisinden faydalandığımız, hayatımıza, iş hayatımıza ve müessesemize faydalı olan bilgiler “değerli bilgi” sınıfına girer. Bunları tespit ederek kullanılabilir hale getirmek ve geliştirmek maharet ve gayret ister. Bütün bunlar “bilgi yönetimini” gerekli kılar. Bilgiye ulaşmada mahir olan, değerli bilgileri derleyerek paydaşların hizmetine sunabilen insanların da maharetli, becerikli ve bir sarraf gibi işini bilen insanlar olması bilginin faydalı şekilde kullanılmasını sağlayacaktır.
Bilgi yönetimi bir sonuç değil, bir sürecin başlangıcıdır. Bu süreçte bilgiyi toplama, derleme, düzenleme, seçme, koruma, doğru kullanma, müşterilere ulaştırma ve bilgiyi paylaşma gibi basamaklar vardır. Bunların içerisinde en önemli olan hususlardan birisi de bilgi paylaşımını özendirici bir şeklide yapmaktır.
Bilgi yönetimi modelinin bir de kendine özgü yöntemi vardır. Bunun sistemli hale gelebilmesi için “5N-1K” formülü kullanılabilir. Bu model “Ne, Nerede, Nasıl, Niçin, Ne zaman ve Kimden” sorularına cevap verebilecek şekilde dinamik, çoklu perspektiften bakabilen bir yaklaşımla değerlendirilmesi gerekmektedir.
Bilişim teknolojileri de bilgi yönetimi için bir araçtır; ancak bilgi yönetimi bu araçları kullanmaktan ibaret değildir. Bilgiye ulaşmada birer araç olan teknolojinin kendisi de kullanım kolaylığı için bilgiye muhtaçtır; ama asıl önemli olan amaçların tespiti ve ideal amaçlar uğruna bilgiyi kullanarak maddi ve manevi terakki etmektir. İnsanın terakkisine hizmet etmeyen bilgi faydalı bilgi olmaktan uzak olan bilgidir. Bunun için amaçların ve hedeflerin tespiti bilgiden daha önemlidir. Zira bu amaç olmadan bilgi bir şeye yaramaz.
Bilginin amacı ya maddi refah ve zenginliktir, insanın dünyevî ihtiyaçlarını kolaylaştırmak veya manevî, psikolojik ve ahlakî, yani rûhî terakki ve tekâmül olmalıdır. İnsana ruh zenginliği ve tefekkür enginliği vermeyen bilgi faydasız bilgi sınıfına girer. Bilgisi artan insanın anlayışı, ahlâkî olgunluğu ve duygusal dünyası zenginleşmelidir. Bilgili insan bilgi deposu insan demek değildir. Bilgi yığınla her yerde vardır. Kitaplar, ansiklopediler, kütüphaneler, bilgisayarlar, Internet siteleri ve CD’ler bilgi deposudurlar, ama kendileri bu bilgiden faydalanıyor değillerdir. İnsanın bunlara benzemesi ne acıdır.
Her şeyden önce bilgi yönetimi bilgiye ulaşan birinci basamak olan insanın kendisi için gereklidir. Bir amaca hizmet etmeyi gaye edinen insan, gayeye ve hedefe ulaşabileceği ve kendine yarayan bilgileri toplamalı ve bunun dışındaki bilgileri ehline bırakmalıdır. Her şeyi öğrenmeye çalışmak hiçbir şey bilmemek ile eşdeğerdir. Kendisine öncelikli olarak gereken bilgilerle işe başlayan ve amaca hizmet eden bilgiler ile genişleyen öğrenme alanı gerekmeyen bilgileri elemekle daha da genişler. Nasıl ki hastalanan insan doktorun bilgisine müracaat eder ve ona güvenir, kendisinin o konuda hiçbir bilgisi olmayabilir. Tedavi için tıp okumak gerekmez, doktora güvenmek ve tavsiyelerine uymak yeterlidir. Diğer hususlar da böyle olmalıdır.
Sonuç olarak bilgi insan içindir; ama her bilgi her insan için gerekli değildir. Her insanın bilmesi gereken temel bilgiler yanında ilgi, ihtisas ve uğraşı alanı ile ilgili bilgilere de ihtiyacı vardır. Bu bilgilere ulaşmak ve onu kendi amacına uygun bir şekilde kullanmak “bilgi yönetimini” gerekli kılmaktadır. Çünkü artık bilgilerimiz çoğalmıştır ve bunlardan faydalanmak seçmeyi bilmekle mümkündür. Seçimini yapamayan gereksiz bilgiler içinde boğulur kalır.
