Ekili Yönetim

Giriş

İyi bir yönetici olmak tutarlı bir strateji gerektirir. Bunun için her yöneticinin kendisine ait stratejileri ve prensipleri olması gerekir. Yöneticinin vizyon sahibi olması ve kurumun misyonunu geliştirmesi gerekir. Ayrıca yöneticinin insanlarla ilgilenme ve elemanları işletmeye alma ve elemanların işine son verme, problem çözme gibi görevleri vardır. Ayrıca gözetim, denetim ve değerlendirme gibi görevleri vardır.

Yöneticiliğin tek bir kuralı vardır. Belli bir süre içinde elindeki kaynakları etkili bir şekilde kullanarak kendisinden beklenen sonuçları almaktır. Yöneticinin alacağı sonuçlar da yönettiği birimin veya bölümün tipine ve misyonuna göre değişir.

Sonuçları alacak olan yöneticilerdir. İşin yapılmasını sağlamak için insanları çalıştırırsınız. Ama sonuçta amaca ulaşıp ulaştırılmadığından yönetici olarak siz sorumlu olursunuz.

Kaynaklar iki ana bölümde toplanır. Bunlar insan kaynakları ve maddi kaynaklardır. Bu kaynakların maliyeti ile onlardan sağlanan kâr arasındaki orana “maliyet-kâr oranı” denir. Bu oranın ne olacağı, yöneticinin her iki kaynağı nasıl gördüğüne bağlıdır. İnsanlara yapılan yatırıma en yüksek karşılığı almak maddi kaynakları yönetmekten daha zordur; ama çok daha karlıdır. İnsan kaynakları cansız değildir; onlara istediğiniz gibi davranamazsınız.

İnsanlar daha çok kendilerini düşünürler. Bu durum şirketin yatırımına karşılık alma konusundaki başarınızı büyük ölçüde etkiler. İnsanların iş ile ilgili özel ihtiyaçları, istek ve arzuları vardır. İnsanlara kötü davranmak makinaları kötü kullanmaktan çok daha farklıdır. Makine bozulabilir ve kendisine zarar vermiş olur; ama insana kötü davrandığınız zaman o da size kötü davranır ve kuruma ne kadar büyük zarar verebileceğini tahmin dahi edemezsiniz.

İyi bir yönetici insanlara yaptırmak istediği şeyi yaptırmak için her şeyden önce onların bunun her şeyden önce kendi fikirleri olduğuna inandırmanız gerekir. Bunu başarmanın yolu “İstişare” mekanizmasını çok iyi çalıştırmak ve iş konusunda çalışanların fikrine başvurmak ve onların bu şekilde yönetime ortak etmektir.

Bu sebeple istişare mekanizmasını çok iyi çalıştıran bir yönetici başarılı bir yönetici olmaya adaydır. Böylece başka insanların enerjisini, kendi en üstün çıkarlarını temsil eden veya etmeyen bir hedefe varılması konusunda harekete geçirmiş ve büyük bir sinerji elde etmiş olur. İş yerinin kazanması gerçekte işverenden çok işçinin faydasınadır. İş veren de işin gelişmesi oranında çalışanların paylarını, ücretlerini artırma imkanına kavuşmuş olur. Aksi taktirde çalışanlar kurumun zarar görmesinden daha çok etkilenirler, belki de işlerini kaybederler.

Liderliğin Püf Noktası

Yöneticilik ile kendi sahanızda ihtisas sahibi olmanın bir ilgisi yoktur. İşinizde çok başarılı olabilirsiniz; ancak insanları ve kurumları yönetmek farklı şeydir. İnsanları idare etmek, organizasyonlar yapmak, insanların ve kurumların taleplerini karşılamak ve onları verimli çalıştırmak, motive etmek farklı şeylerdir. Bir yöneticinin performansı böyle değerlendirilir.

İyi bir yönetici planlama, akılcı karar verme ve iletişim becerisi kurma gibi hususlarla başarılı olur. Etkili yönetim insanlara karşı nasıl bir tutum takınma, başkalarına saygı duyma ve ihtisasa değer verme gibi hususları içerir.

Yöneticinin tutumu kurumda çalışanları etkiler. Çalışanların kendilerine değer verildiğini ve taleplerinin en güzel şekilde karşılandığına olan inançları onların verimini artırır. Bunun için kişinin kendine özgüveni olmalıdır. Öz güveni olmayan kişi kendisini baştan bir kutuya kapatmış demektir. Öncelikli olarak yapacağınız işlerde kendinize olan güveninizi sağlamanız ve kendinize inanmanız gerekir. İnanmayan inandıramaz.

İyi bir yönetici kendisine ve çalışanlarına değer vermekle, onların kendilerinden bekleneni yerine getirebilecek kapasitede olduğuna inanmakla başlamalıdır. Her çalışan ürettiği şeylerin en iyi şekilde yapılmasından ve idareciler tarafından beğenilmesinden hoşlanır. Kendilerine değer verene değer verirler. Bu durumda üretim ve üretimin kalitesi artar.

Üretkenliği Artırmak

Yöneticinin tutumu elemanların verimliliğini artırır. Birimin kültürünü idareciler oluşturur. Kurum veya birimde çalışan ve üretenlerin içinde bulunduğu iklim kendine özgü bir kültür meydana getirir.

İnsanlar iş gören gibi değil de çalışma arkadaşı gibi görüldükleri ortamda daha iyi çalışırlar. Onlara güvenildiği ve hatta hata yapmalarına izin verildiği zaman daha fazla çaba gösterirler. İnsan olarak değerli görüldükleri zaman, onların duygularına ve ihtiyaçlarına değer verildiği zaman yöneticiye daha çok güvenirler.

İnsanların otoriteye saygı duymaları otoritenin hürriyetçi, adil ve kendilerine değer veriyor olmasına bağlıdır. Yöneticinin başarısı, çalışanların kendi amaçlarını gerçekleştirirken kurumun amacına hizmet edecek ve kurumu geliştirecek şekilde yönlendirmesine bağlıdır.

Üretken bir ortam meydana getirmek ve her elemanın potansiyelini sonuna kadar kullanmasını sağlamak için yönetici onları kanalize etmesi gerekir. Her insan her zaman kendisi için faydalı ve karlı gördüğü alışverişe gider.

İnsanların İhtiyaçlarını Karşılamak

İnsanlar makine değildir, fizyolojik, sosyal, psikolojik, ailevi ve geleceğe ait pek çok ihtiyaçları ve arzuları vardır. Bu konuda Abraham Maslow’un ihtiyaçlar teorisi dikkate değerdir. Maslow insanın ihtiyaçlarının birbirini takip ettiğini belirtir. Yaşama ihtiyacını karşılama yanında “Güvenlik” ihtiyacının geldiğini ifade eder. Arkasından “Aidiyet” ihtiyacı gelir. Bu aileden başlar arkadaşlık ve cinsel mahremiyet ihtiyacını kapsar. Daha sonra “Saygınlık” ihtiyacı doğar. Her insan özgüven sahibi olmak, başarılı olmak, saygı duymak ve saygı görmek ister. Daha sonra kişi erdemli olma ve başarılı olma ihtiyacını duyar. İhtiyaç silsilesi bu şekilde devam eder.

Motivasyon

İnsanlardan elde edeceğiniz verim, onların ihtiyaçlarını karşıladığınız ve yaptıkları iş karşılığında kazanacakları mükafatı ne derece anladığınıza bağlıdır. Bu da kişinin elde edeceği kazançtan başka bir şey değildir.

Kişiye verilecek değer de manevi bir mükafattır. Övgü, ek sorumluluk ve yetki alma, yeteneklerini sonuna kadar kullanmayı gerektiren görevler üstlenmesi de manevi bir mükafattır. İyi bir yönetici çalışanlar arasında çekişmeyi sağlayan maddi mükafatlar yerine manevi mükafatlarla onları idare etmesini bilir. Ancak küçük dozdaki rekabet, herkesin amacına ulaşmasına yardımcı olabilir.

Rekabetin gruba bir şey kazandırmayan, teke tek bir kapışma haline gelmesine meydan vermemek gerekir. Elemanlar birbirlerine zarar verecek bir duruma gelirse yöneticinin müdahale etmesi gerekir.

Yönetim planlama becerisini gerektirir. İşin nasıl ve kim tarafından nerede ve ne zaman yapılacağını planlayacaksınız. Başarı her zaman iş birliği ve ekip çalışmasına bağlıdır. Herhangi bir faaliyet planının başarılı olabilmesi için, grubun tümüne yönelik bütünü kapsayan bir strateji uygulamanız gerekir.

İhtiyaçları anlamak, birbirine bağdaştırmak ve dengelemek, iletişim becerisini de gerektirir. Etkili bir iletişim hem kendini iyi ifade etmeyi, hem de başkalarını etkin bir şekilde dinlemeyi içerir.

İletişim Becerileri

İnsanların ihtiyaçlarını karşılama peşinde olduğunu herkes ilk gözlemlemeleri ile anlayabilir. Ancak buna her zaman güvenemezsiniz. Tam olarak anlamak ise iletişim becerilerini geliştirmenize bağlıdır. Görüşme, planlama, dinleme, görüş farklılıklarını anlamaya çalışma gibi etkili iletişim becerileri ile gerçek ihtiyaçları anlamak mümkündür.

İnsanlarla iyi iletişim kurabilmek için onları savunma durumuna sokmamanız gerekir. Savunmaya çekilmiş birini konuşmaya zorlamak çoğu zaman ters sonuç verir.

Etkili iletişimin temel prensiplerini şöyle sıralayabiliriz:

1. Kendini iyi ifade edebilmek: Kendisini iyi ifade edemeyen bir konuşmacı bazen düşündüğünün tersine, aklından geçirmediği şeyleri konuşarak yeni problemlerin meydana gelmesine sebep olabilir. Bunu önlemenin yolu ajandanızda konuşacağınız konular maddeler halinde yazılmalı ve bu sıraya göre konuşmanız ve konunun dışına çıkmamanız. Muhatabınızla karşılıklı tartışmaya girmemenizdir.

2. Etkin dinleme: İyi iletişimciler kendilerini iyi ifade etme yanında başkalarının kendilerine söylediği her şeyi dikkatle dinlerler. Etkin dinleme dikkatinizi dağıtacak bir şey olmadan bütün dikkatinizi vererek dinlemektir. Muhataba sorular sorarak bazı şeyler daha iyi açıklamalarını sağlamak gerekir. Anlamadan dinlemek zaman kaybıdır. Açıklama istemek daha iyi anlamanızı sağlar. Yansıtma metodu ile duygularını açığa vurmasını sağlayarak ona duygularını anladığınızı belli etmektir.

3. Muhatabı tanıma: Muhatabı iyi tanımanız da onu daha iyi anlamanız için gereklidir. Bu tanıma sadece iş yerindeki durumunu değil, ailesini, fikirlerini ve hobilerini bilmeyi ve tanımayı içermelidir.

4. Anlama: Bir şeyi tam anlamadan karar vermek insanı yanıltır. Bir iş yerinde sıkıntının kaynağını da tam bilemeden üreteceğiniz çözümler yeni sıkıntıların kaynağını teşkil eder. Bu sebeple anlaman çok önemlidir.

Doğru Kişiyi İşe Almak

Doğru kişiyi işe almak işin verimliliği, kalitesi ve çalışanların memnuniyeti açısından çok önemlidir. En iyi görüşmeciler de iletişim becerileri en iyi olandır. Birçok yönetici işe adam alacağı zaman adayın kendisini tanımadan, işi onlara tanıtma hatasına düşerler. Bu durumda adayın işe ehil olmadığını bilemeden işi anlattığınız zaman muhatap sizin seveceğiniz cevapları verir. Bu durumda gerçek kişiliğini tanıma imkânı bulamazsınız.

İşe eleman almak için yapacağınız bütün görüşmelerde, adayın iş deneyimini, eğitim durumunu ve kişisel geçmişini öğrenmeniz gerekir. Zamanı boşa harcamamak için, en önemli şeyleri en önce öğrenmeniz, bunun için de can alıcı soruları önce sormanız gerekir.

Karar Verme ve Problem Çözme

Bir problemi çözmek için doğru alternatifi seçmeye karar vermek demektir. Doğru verilen kararlar problemin çözümünü sağlarken yanlış kararlar problemi daha da büyüterek çözümsüz hale getirir.

Günlük hayatta bu süreç daha çok işlerin yolunda gitmediği duygusu ile başlar. Neyin yanlış yapıldığını bilmeseniz de yolunda gitmeyen bir şeylerin varlığını hissedersiniz.

İş dünyasında problemler çoğu zaman çalışanların işten kaytarması ile başlar. Bundan sonra giderlerin gelirlerden fazla olmaya başlaması da iş yerinde bir problemin olduğunu hissettirir. Ama ne var ki çoğu zaman yöneticiler gerçek sebebi araştırıp bulmadan belirtilerden yola çıkarak çözüm aramaya başlarlar. Bu da başka problemlere sebep olur.

Problem çözmeye karar vermeden önce “gözlem” yapmak, “rapor” almak, “denetim” yapmak, “istişare” etmek gibi ön çalışmaları yapmak gerekir. Problem iş yerinden ve ekipmanlardan kaynaklanıyorsa yönetici bunu derhal gidermelidir. Şayet çalışanlardan kaynaklanıyorsa bunun sebeplerine inmelidir. Önce çalışanla konuşup derdini ve sıkıntısını anlamalıdır. Anlamadan yapılan tenkit ve uyarılar daima ters teper ve çalışanın daha fazla sıkıntı çıkarmasına sebep olur. Şayet kendisi ile konuşularak sıkıntısına çözüm üretilirse veya yardımcı olunursa kişi kazanılır ve daha verimli hale getirilir.

İŞ GÖRÜŞMELERİ TEKNİĞİ

Yöneticilerin işe adam alma konusunda bilgilenmeleri ve işe ehil olanı tercih edebilmeleri için bazı teknik konuları bilmeleri gerekir. Bir eleman neden çalıştığı işten ayrılarak başka bir şirkette işe başlar? Buna cevap verdiğiniz zaman bazı eksiklerinizin olduğunu göreceksiniz.

İşe elaman almak da işten eleman çıkarmak da yöneticilerin görevleri arasındadır. Yöneticiler “nerede o eski ustalar” diye yakınmak yerine işe eleman alırken dikkatli olmaları gerekir. Her işin bir tekniği vardır. İşe elaman almak ta işten çıkarmak da bir teknik meseledir. Çoğu yöneticilerin buna dikkat etmedikleri görülmektedir.

Bir çalışma gurubunda yöneticilik yapıyorsanız o grup sizin akrabalarınız gibidir. Siz her zaman onlara bağımlı kalmak durumundasınız. Bu hususları dikkate alarak elemanlarınızla diyalog kurmanız gerekir.

İşe Görüşmesine Başlarken

1. İşe eleman alırken karar verecek olan sizsiniz. Birçok yönetici görüşme sırasında kişisel olarak uyum sağladığı elemanları işe alır. Bunun sebebi yöneticinin kendisi ile konuşurken elamanın yöneticinin hoşuna gidecek cevap vermesinden kaynaklanır. Halbuki elemanın iyi diyalog kurması değil, işi iyi bilmesi ve yapması önemli olandır.

2. İşe eleman alırken yöneticilerin kendi imajlarını değil, işin niteliğini ve kalitesini düşünerek adama iş vermek yerine işe adam almaları gerekir. Önemli olan işin iyi, kaliteli ve düzgün yapılmasıdır.

3. Yanlış insanları işe almak bir organizasyon için en büyük hatadır. Zira yanlış elemanlar diğer çalışanları rahatsız eder ve onların iş memnuniyetlerini düşürür. Çalışma ortamının huzurunu bozar ve verimin düşmesine sebep olurlar. Ayrıca kaliteli elemanların işten ayrılmasına sebep olurlar.

4. Uygun olmayan elemanları işe alan bir yönetici onları eğitmeye, yol göstermeye ve hatalarını düzeltmeye daha çok zaman ayırır. Bu da verimin ve üretim kalitesinin düşmesine sebep olur.

5. Yönetici elemanı işe alırken elinde bir planı olmalıdır. Personel bölümü ile ilgili kendisini bilgilendirmesi gerekir. Ayrıca işin niteliğini anlatarak o işe uygun olup olmadığını ortaya koyacak verileri istemeliydi.

6. İyi niyet her zaman yeterli bir kriter değildir. Pek çok yanlışlıklar ve zararlar iyi niyetten çıkar. İşte önemli olan bilgi, beceri ve kalitedir.

7. Etkin görüşme ortaya çıkabilecek problemleri önceden görerek ve ne istediğini bilerek buna göre uygun kişiyi işe almaktır.

İş ve Görev Analizi

1. İşe eleman alırken kendinize bir arkadaş değil, bazı görevleri yapacak birisini aradığınızı unutmamalısınız.

2. Önce iş analizi yapmalı ve yeni eleman almadan bölümünüzdeki elemanlardan faydalanmaya bakmalıdır.

3. İş analizi ayrıca, o işin gerektiği gibi yapılabilmesi için gereken eğitim tür ve düzeyini de içerir.

4. Elemanlara “Görev Tanımı” verilmelidir. Bunda her gün yapılması gerekenlerin listesi ile birlikte başka şeyleri de içerir. Ayrıca sorumluluklarını da güzel bir şekilde belirlemek gerekir.

5. İş listesinde işin adı, hedefleri, zorunlu tercih edilen nitelikleri belirlenmelidir.

6. Ayrıca iş analizinin gösterdiği en önemli görevler belirtilmelidir. Görüşme formunda “İş Analizi + Görev Analizi + Adaya Hakkında Bilgi + İyi Düzenlenmiş Sorular” olmalıdır.

7. Aynı iş ve görev tanımları bölümünün şefine de bölüm amirine verilmeli ve elemanın sorumluluğu da ona verilmelidir.

Kişisel Özellikler

1. İşe alacağınız eleman becerilere sahip biri olmalıdır.

2. Kötü alışkanlıkları olmamalıdır.

3. Ailesi ile uyum içinde olmalıdır.

4. Yaptığı işten zevk almalıdır.

5. İyi arkadaşları ve dostları olmalıdır.

6. Uyku düzenine dikkat etmelidir.

7. Kendi sahasında önder ve lider olabilmelidir.

8. İş bölümü ve teşrik-i mesaiye önem vermelidir.

9. İş arkadaşlarına yardım etmeyi sevmelidir.

10. Sabıka kaydı olmamalıdır.

11. Genel sağlık problemi bulunmamalıdır.

Özgeçmişten Yararlanma

1. Özgeçmiş kişinin ve kendisi ile görüşülmesi konusunda karar vermenizi sağlar.

2. İş deneyimlerini ve iş konusundaki becerilerini ve tecrübelerini ortaya koyar.

3. Özgeçmişe dayanarak kişi hakkında daha detaylı bilgiler almanızı sağlar.

4. Öz geçmiş gerçekte bir reklamdır, bu sebeple ihtiyatlı bakılmalıdır.

5. İş görüşmesinde daha çok kısa sorular sorarak çok az konuşun.

6. Konuşurken not almayın.

7. Ücret konusunu en sona bırakın.

BAŞARILI EKİP KURMAK

İyi bir yönetici iyi bir ekibe sahip olan yöneticidir. Kendisini tek yetkili ve uzman gören ve kimseye itimat etmeyen ve başkalarının yanlış yapacağı düşüncesinde olan bir yönetici çok yorulur. Sonra “gün boyunca pek çok ıvır-zıvır işlerle meşgul oluyorum, önemli işleri yetiştiremiyorum” diye eve iş götürüp işlerin bir kısmını evde yapmaya çalışır.

Böyle yapan bir yönetici amaçlarını ve hedeflerin iyi belirlememiş, zamanı iyi yönetememiş ve hayatını kendisine zorlaştırmış demektir. Ayrıca çalışanlar da ilgi ve becerileri yeterinde değerlendirilmediği için hem maddi hem de insan kaynaklarını etkili bir biçimde kullanma imkanından dolayı mutsuz olurlar.

Bu sebeple ekip kurmak çok önemlidir. İyi bir yönetici iyi bir ekip kurabilen ve bu ekibi “istişare” ile iyi bir şekilde yönetilendir. Yönetici iyi bir ekibi yönetebilendir. Yöneticinin görevi ekibin yapması gereken işi kendisi yaparak sonuca ulaşmak değildir.

Yöneticinin yapacağı denetimlerin amacı, elemanları eğitmek, yol göstermek, danışmanlık yaparak yönlendirmek, izlemek ve yerinde müdahalelerde bulunmak ve başarılı eleman ve ekipleri mükafatlandırarak motive etmek ve işletmenin başarısını artırmaktır.

İş yerinde teknisyenler ve yöneticiler bulunur; ama şurası bir gerçektir ki en iyi teknisyenler her zaman en iyi denetçi ve en iyi yönetici olamazlar. İyi bir yönetici kaynakları birim hedeflerine ulaşmak açısından en iyi şekilde örgütleyerek çalıştırmaktır.

Yetki ve Sorumluluk

Bir yönetici, kendi yetkileri ve sorumlulukları dahilinde iş aktarımı yapar. Bir kişiye bir sorumluluk ve onu yerine getirebilmesi için gerekli yetkiyi verdiğiniz zaman belli bir süre içinde istenen hedeflere ulaşmasını beklersiniz. Sorumluluk verip yetki vermemek, yetki kullanıp sorumluluk almamak düşünülemez.

Her pozisyon, o pozisyonu isteyerek üstlenen kişinin yerine getirmesi gereken bir dizi sorumluluktan meydana gelir. Yetki, karar verme ve verilen kararları uygulama hakkını ve gücünü kapsar. Denetçinin yetkisi bunun çok ötesindedir. Denetçi denetim sonunda karar verme yetkisini de taşır.

Bütünsel sorumluluk, bir çalışanın ulaşması gereken sonuçlar ile bu sonuçların başarısının ölçüldüğü tüm kıstasları kapsar. Birimin genel görevlerine uygun olmak kaydıyla, idareniz altında olan herkese iş aktarabilirsiniz. Ancak bir işi etkin bir şekilde ehline aktarabilmeniz için o işin niteliği ve yerine getirilmesi için gerekli işlemlerin neler olduğu konusunda açık seçik bir fikre sahip olmalısınız.

Aktarılan görevler, bir elemanın normal sorumluluklarına dahil değildir. İş tanımının bir parçası olarak sürekli biçimde görevlendirme yapılmış olması durumu dışında geçici görevlerdir.

Bir yöneticinin sorumlulukları ve yetkileri çoğunlukla hedeflerinden kaynaklanır. Hedeflerin gerçekleşmesini amaçlar.

Yetki ve Sorumluluk Aktarmak

Yetki ve sorumlulukları ehline aktarmanın pek çok faydası vardır. Hem verilen işler yerine getirilmiş olur, hem de yöneticilik görevleriniz için zaman ve enerji kazanırsınız. Aynı zamanda ehline verilen işin doğru dürüst yapıldığından emin olabilirsiniz. İş aktarmayı elemanlarınızın becerilerini artırmanın bir aracı olarak da kullanabilirsiniz. Böylece onları daha üretken hale getirirsiniz. Böylece üretin de armasının sağlamış olursunuz.

İş yerinde iş aktarma sizin ekibinin patronu yapmazsa da lideri olmanızı sağlar. Sizinle birlikte çalışan insanların da sevgisini ve saygınlığını kazanırsınız.

İyi Ekip Kurmak İçin

İyi bir ekip gönüllülerden kurulur. En iyi gruplar tüm ekibin gönüllü olarak katılmaktan gurur duyduğu ekipler ve aktivitelerdir.

Her başarılı işin temelinde başarılı bir iletişim yatar. Bu nedenle ekip arkadaşlarınızla kuracağınız iletişimin iyi olması için çabalayın. İletişim kanallarını çoğaltmak ve ulaşılabilir olmak bu konuda size önemli avantajlar kazandıracaktır. İyi bir ekip çalışması ise beraberinde başarıyı getirecektir. Bunun için;

1. Kuracağınız ekibin elemanlarını yakından tanımalısınız.

2. Görev ve sorumlulukları net bir şekilde belirlemelisiniz.

3. Ekip elemanları ile iyi bir “İstişare” ortamı oluşturmalısınız.

4. Başarılı olanları tebrik ve takdir ederek ödüllendirmelisiniz.

5. İstikrarlı bir şekilde birbirine bağlanmalarını sağlayınız.

6. Ekibin çalışma esaslarını ve hedeflerini belirleyiniz.

7. Ekip liderini ekibin kendilerinin seçmelerini sağlayın.

8. Ekibin başarısı için gereken ihtiyaçları sağlayın.

9. Üst yönetimin desteğinin arkalarında olduğunu hissettirin.

‍