Sistem Kurmak

‍

Hataların yüzde sekseni sistemden kaynaklanır.  İnsandan kaynaklanan hatalar anacak yüzde yirmi civarındadır. Bediüzzaman Said Nursi hazretleri sistemden ve sistemli hizmetten yana olduğu için Risale-i Nurda sistem üzerinde durur. “Hafız Ali sisteminde” (Kastamonu Lahikası, 39.) “Hüsrev Sisteminde” (Kastamonu Lahikası, 319.) Risale-i Nurun yazılmasını bir sistem dahilinde yapan bu talebelerini takdir eder.

Daha sonra Risale-i Nurların neşrinin Zübeyir Sisteminde olmasını ister ve şöyle der: “Hakikî fedakâr Zübeyir, en lüzumlu ve hizmete şiddet-i ihtiyacım zamanında buraya imdadıma geldi. Yoksa Isparta’dan o sistemde birisini isteyecektim.” (Emirdağ Lâhikası, 2013, s. 512.)

Üstad Bediüzzaman Hazretleri, Zübeyir Gündüzalp’in hizmetteki yerini tarif etmek için “Zübeyir bana merhum birader zadem Abdurrahman yerine ve Ceylân merhum birader zadem Fuad bedeline verilmiş diye mânevî ihtâr aldım. Ben de burada işimi onlara bıraktım.” (Şuâlar, 2013, s. 843.) demiştir.

“Zübeyir’in hararetli mukabelesi, Nurlarla iştigalleri güzel bir ilânat hükmüne geçtiler.” (Şuâlar, 2013, s. 835.) buyurarak Risale-i Nurların neşrinde ve “Tarihçe-i Hayatın” yazılmasındaki gayretlerini ve sistemli çalışmasını takdir etmiştir. Çünkü “Bu zamanda Nurlarla hizmet-i îmâniye, her tarafta ilânatla ve muhtaç olanların nazar-ı dikkatlerini celp etmekle olur.” (Lem’alar, 2013, s. 581.) buyurarak ilanat vasıtalarını (Gazete, Radyo vs.) kullanılmasını istemiş ve bu hizmeti de Zübeyir Ağabey organize etmiştir. Risâle-i Nur Külliyatı’nın neşri, İttihat Mecmuası, Yeni Asya Gazetesi ve Yayınevinin kurulması gibi yayın faaliyetlerini de başlatarak matbuat âlemi ile tezahürün devam etmesini sağlamıştır.

Zübeyir ağabey Gazete ve Neşriyat hizmetlerinin önemini anlatmak için Galata Köprüsünde gazete satmıştır. Hatta Bayram Yüksel ağabey “Ağabey sen gazeteci misin? Köprüde gazete satıyorsun!” diye şaşkınlığını dile getirmiştir. Zübeyir ağabey de “Kardeşim Üstadımdan bahseden gazeteye yardımcı olayım!” demiştir.

Bediüzzaman ayrıca “Nur Fabrikası” ve “Gül Fabrikası” tabirlerini kullanarak bir fabrika gibi düzenli ve sistemli çalışmayı teşvik eder. İhlas Risalesi’nde ise “maddi şirketlerden misal verir ve bunu manevi hizmetler için de önerir. “Bir fabrikanın çarkları birbiri ile uyum içinde çalıştığı” gibi, “Teşrik-i Mesai” “Taksimu’l-A’mâl” prensipleri ile iş bölümü ve vazife taksimi yaparak çalışmak gerektiğini ifade eder ve bunun için bir misal verir. Ayrı ayrı iğne yapanlar günde on iğne yaparlarken, takismü’l-a’mal ile çalışanlar her biri bir işi yapıp o konuda ustalaştığı için her bir adam üçüyüz iğne yapacak şekilde bir kazanç sağladığını ifade eder.

Bediüzzaman bu konudaki temel prensipleri şöyle belirler:

1. Taksimu’l-A’mal: İş bölümü yapmak.

2. Teşrik-i Mesai: Çalışma saatlerini ayarlamak ve planlamak.

3. İhtisaslaşmak: İşe adamlar bulmak, adama iş bulmamak. İşi ehline vermek.

4. İşi konuşmak, kişiyi konuşmamak…

**

İyi bir sistem uçaklardaki otomatik pilot gibidir. Çevre şartları ölçülür ve buna uygun yöntemlerle hızla uygulanması ile problemsiz bir ilerleme sağlanır. Sistemsiz işletmelerin %90’ı beş yıl içinde kapanmaktadır. Kapanmasının sebebi iş modeli ve ürünle ilgilidir. Sistemi düzgün kurmadığı için yeterince iyi olmayan kalitesiz üretim yapar ve zamanla ortaya çıkan problemlere yenik düşer. Farklılık oluşturamazlar ve rekabet edemezler, enerjileri tükenir ve zarardan kendilerini kurtaramazlar. Çalışanlarda çalışma şevki kalmamıştır. “Başka bir yerde çalışmış olsaydım daha çok kazanırdım” demeye başlar. Şirketten ayrılmalar başlar.

Problemler sistemsizlikten kaynaklanır.

Şirketlerin üç ayağı vardır: Girişimci, yönetici ve teknisyen. Teknisyen işin tekniğini bilen ve iş yapanlar demektir. “Ne iş yapsam” diyen yatırımcıdır. İşletmeyi yöneten ve üretim yapanlar ise teknisyenlerdir. Teknisyenler zamanla ayrılıp kendi iş yerini kurdukları zaman girişimci olur. İyi bir girişimci Henry Ford gibi “Dünyanın en önemli işini yapıyorum; düşünüyorum” demiş, sistemini kurmuş ve her zaman girişimci olmayı başarmıştır.

İyi bir sistem kurabilmeniz için borçlu olmamanız, faizli kredi almamış olmanız önerilir. Zira kapanan işletmelerin çoğu faiz ve borç sarmalı içinde bocalar. Faturaları ödeyemez, çalışanların sigortalarını ve maaşlarını ödeyemez duruma gelir ve borca batarak kapanır. Bunun için sistemli bir işletme en az üç aylık maaş, fatura ve sigorta ödeyecek kadar sermayeyi ihtiyat akçesi olarak saklaması şarttır.

- Sistem size ne kazandırır?

- Güzel işleyen bir sistem size büyük bir hürriyet ve geniş bir çalışma alanı sağlayacak ve sizin gelecek için planlar yapmanızı ve işletmenizi daha da geliştirmenize imkân verecektir.

Kapalı sistem, kuralları sizin koyduğunuz ve uygulama alanlarındakilerin inisiyatiflerinin az olduğu sistem. McDonald’s, Strabucks ve Ford gibi. Bu hata maliyetini en aza indirir. İşin süreçlerinin inceleyerek ISO ve Kalite Sistemi oluşturarak bunu yaparsınız. Bir işin kurallar çerçevesinde işlemesi iyidir. İyi bir sistem amaca odaklı, süreçleri açık bir şekilde tanımlanmış, verileri toplayarak işleten sistemdir.

İyi bir sistem kurmak için önceliğiniz amaca odaklanmak olmalıdır. Amacınız da doğru, faydalı ve ihtiyaca cevap verecek şekilde olmalıdır. Yanlış amaca odaklanırsanız başarılı olamazsınız. Başarılı hiçbir sistemin amacı para kazanmak, müşteriyi memnun etmek veya stokta mal biriktirmek değildir. Bunlar hedefe ulaşmak için takip edilecek süreçlerdir. Amaca ulaşmak için takip ettiğimiz süreçleri en az maliyetle ve en doğru bir şekilde sistemi işletecek şekilde kurmaya çalışmalıyız.

Amaca ulaşmamız için değişimi takip etmek ve yakalamakta gecikmemiz gerekir. Ayrıca giderler kontrol altında tutulmalıdır. Yine tüm eylemler ve iş tanımları açık şekilde belirlenmelidir.  Öyle ki işler “herkes tarafından her zaman yedinden yapılabilir” şekilde tanımlanmalıdır. Tanımlanmazsa elde edilecek sonuçlar herkes tarafından farklılık gösterir. Bu durumda maliyet ve memnuniyet istikrarı sağlanamaz. Akla gelmedik zararlara sebep olur.

İşler ne kadar basit tanımlanır ve ilgililere eğitim verilirse o derece verimli sonuçlar elde edilir. Sonra bunların denetlenebilir olması gerekir ve denetim ihmal edilmemelidir. McDonald’s dünyanın her yerinde aynı standartlarda aynı kaliteyi yakalayacak şekilde sistemini kurduğu için nerede bir McDonald’s varsa çekinmeden girersiniz ve aynı hizmeti alırsınız. Evet, “Doğru yolda gidiyor ve yol değiştirmiyorsanız, ne kadar yavaş gittiğinizin önemi yoktur” diyor Konfiçyüs.

Sonuç olarak amacınızı iyi belirleyin, yaptığınız işi iyi tanımlayın, amaca uygun inovasyon ve pazarlama faaliyetlerini organize edin, süreçlerin iyileştirilmesi için verileri toplayıp değerlendirin. Böylece daha kolay yönetilen, kazançlı ve sıkıntısız bir işletmeye sahip olacaksınız.